○小国町教育委員会文書管理規程
平成元年10月2日
教委訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、教育委員会事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 小国町教育委員会事務局組織規則(平成元年小国町教育委員会規則第4号)第2条に規定する課をいう。
(2) 文書 事務の処理に必要な一切の文書をいう。
(3) 起案文書 事案について決裁を受けるため、具体的処理案を記載した文書をいう。
(4) 決裁文書 決裁を終った文書をいう。
(5) 収受 事務局に送達された文書を一定の手続に従って受領することをいう。
(6) 配布 文書を事務局内において送達することをいう。
(7) 保管 処理の終えた当該年度及び前年度の文書を当該事務を所掌する課(以下「主管課」という。)において管理することをいう。
(8) 引継ぎ 保管文書を主管課長から町長部局の総務企画課(以下「総務企画課」という。)に引き継ぐことをいう。
(9) 保存 保管期間が経過した後において活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を総務企画課が引き続き管理することをいう。
(10) 合議、協議 事務の処理に関し、関係課長等(関係課長等以外の職にある者を含む。)と意見の調整をし、又は当該職にある者に対し意見を求め、若しくは周知することをいう。
(11) 事前協議 事務の処理に関し、起案する前に関係課が協議することをいう。
(平27教育長訓令1・平28教委訓令3・平30教委訓令2・平31教委訓令2・令5教委訓令1・一部改正)
(文書主管課長)
第3条 教育振興課長は、事務局における文書の管理に関する事務を総括する。
2 教育振興課長は、文書の管理に関し、文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を指揮監督するとともに各課における文書事務の取扱状況に関し必要な事項を調査し、指導するものとする。
(平27教育長訓令1・平28教委訓令3・一部改正)
(主管課長)
第4条 教育振興課長は、常に文書事務の適正かつ円滑な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
(平27教育長訓令1・平28教委訓令3・一部改正)
(文書取扱主任)
第5条 事務局に文書主任を置く。
2 文書主任は、庶務担当係長をもって充てる。
(平27教育長訓令1・一部改正)
(ファイル担当者)
第6条 文書主任の文書事務を補佐させるため、課の各係にファイル担当者を置く。
2 ファイル担当者は、係のうちから教育振興課長が指名する。
3 教育振興課長は、前項のファイル担当者を指名したときは、総務企画課長に報告しなければならない。
(平27教育長訓令1・平28教委訓令3・平31教委訓令2・令5教委訓令1・一部改正)
(文書の収受)
第7条 文書主任は、文書の送達を受けたときは、当該文書に受付印(別表第1)を押し、収受しなければならない。
2 文書主任は、前項の規定により収受した文書を事務局に配布するものとする。
(平27教育長訓令1・一部改正)
(配布を受けた文書の処理)
第8条 文書主任は、収受した文書に文書処理カード(様式第1号)を貼付し、教育振興課長の査閲に供さなければならない。ただし、定例又は軽易な文書は事案担当係長に、親展文書、書留文書及び個人あての文書は、直接、名あて人に配布するものとする。
(平27教育長訓令1・平28教委訓令3・一部改正)
(文書の起案)
第9条 文書の起案は、別に定める場合のほか、起案用紙(様式第2号)を用いなければならない。
(合議又は協議)
第10条 起案文書で、他の課の所掌事務に関係のある事務については、教育振興課長の決裁後に、その関係課長等(町長部局に対するものについては、小国町事務決裁に関する規則(昭和60年小国町規則第1号)又は小国町教育委員会事務代決及び専決に関する規程(平成元年小国町教育委員会教育長訓令第1号)の定めるところによる。)に合議又は協議しなければならない。ただし、定例又は軽易な事項については、これを省略することができる。
(平27教育長訓令1・平28教委訓令3・一部改正)
第10条の2 起案文書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、教育振興課長に合議しなければならない。
(1) 規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(2) 法令の解釈に関するもの
(3) その他重要、異例又は新令に属するもの
2 教育振興課長は、規則、訓令その他の規程の制定及び改廃について必要があると認めるときは、主管課長に対して必要な処置を求めることができる。
(平30教委訓令2・追加)
(事前協議)
第11条 他の課と事前に協議を要する事務については、教育振興課長は、その処理方針等について関係課と事前協議をしなければならない。
2 小国町行政事務の事前協議に関する要綱(昭和59年小国町訓令第2号)に規定する事務については、その定めるところより関係課との事前協議をしなければならない。
(平27教育長訓令1・旧第12条繰上・一部改正、平28教委訓令3・一部改正)
(代決)
第12条 小国町教育委員会事務代決及び専決に関する規程の定めるところにより、その事務を代決したときは、「代」と朱書し、押印するものとする。
(平27教育長訓令1・旧第13条繰上)
(決裁)
第13条 決裁文書は、直ちに文書主任に提出して決裁日付印(別表第2)の押印を受けなければならない。
(平27教育長訓令1・旧第14条繰上)
(議会議案の取扱い)
第14条 議会の議決、承認若しくは同意を求め、又は報告を要する文書は、決裁後総務企画課長に引き継がなければならない。
(平27教育長訓令1・旧第15条繰上・一部改正、平31教委訓令2・令5教委訓令1・一部改正)
(規則等の取扱い)
第15条 教育振興課長は、規則、訓令その他規程に係る文書について、決済後速やかに公布の手続きをしなければならない。
(平27教育長訓令1・全改、平28教委訓令3・一部改正)
(1) 規則、告示、訓令及び指令には、それぞれ「小国町教育委員会」の文字を冠し、規則、告示及び訓令にあっては令達番号簿(様式第3号)により暦年による一連番号を、指令にあっては会計年度による一連番号を付けること。
(2) 前号以外の文書には、教育振興課にあっては「小教委」の記号を付け、収受文書にあっては収受番号の枝番を、発信文書にあっては会計年度による一連番号を付けること。
(平4教委訓令1・一部改正、平27教育長訓令1・旧第17条繰上・一部改正、平30教委訓令2・令5教委訓令1・一部改正)
(文書番号の管理)
第17条 文書番号の管理は、庶務担当係が行う。
(平27教育長訓令1・旧第18条繰上・一部改正)
(公印の押印)
第18条 決裁文書で発送を要するものは、小国町教育委員会公印規程(昭和62年小国町教育委員会訓令第1号)に定める手続に従い、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 公印が押印されている文書の送付文書
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 単なる事実を事務上の参考として通知する文書
(4) 書簡文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の性質上公印を省略することが適当と教育振興課長が認める文書
(令4教委訓令1・全改)
(文書の保存年限)
第19条 法令その他別に定めのあるものを除き、文書の保存期間は、次のとおりとする。ただし、必要と認めたときは、教育振興課長の承認を得て保存年限を延長することができる。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 第1種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 規則、訓令その他規程等の決裁文書
(2) 上級官庁及び本町の通知で例規となるもの
(3) 上級官庁及び町長部局との往復文書で将来の例証となるもの
(4) 教育委員会の会議に関する重要な文書及び議事録
(5) 町議会に関する重要なもの
(6) 学校の設置、分合、廃止に関するもの
(7) 職員の任免、賞罰その他身分に関する重要文書
(8) 不服申立て及び訴訟、審理する文書
(9) 褒賞及び表彰に関するもので重要なもの
(10) 職員の人事に関する重要書類
(11) 教育財産の取得及び処分に関するもので重要なもの
(12) 重要施策の計画及び経過に関するもの
(13) 統計書その他のもので重要なもの
(14) その他重要なもので永年保存を必要とする文書
3 第2種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 上級官庁及び本町の通知で重要なもの
(2) 不服申立て及び訴訟審理に関するもので重要でないもの
(3) 教育財産の取得及び処分に関するもので重要でないもの
(4) 決算の終った工事関係文書
(5) 備品の出納、保管に関するもので重要な文書
(6) その他重要なもので10年の保存を必要とする文書
4 第3種に属する文書は、次のとおりである。
(1) 報告、届出等で重要なもの
(2) 予算及び経理に関する文書
(3) その他5年の保存を必要とする文書
5 第4種に属する文書は、次のとおりである。
(1) 諸報告、資料等に関する文書
(2) 職員の服務、厚生に関する文書
(3) その他3年の保存を必要とする文書
6 第5種に属する文書は、次のとおりである。
(1) 通知、照会、報告文書等で後日参照を必要としない文書
(2) 一時限りの処理に関する諸願、届書等の文書
(3) その他軽易なもの
7 第1項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(平27教育長訓令1・旧第20条繰上・一部改正、平28教委訓令3・一部改正)
(文書の引継ぎ)
第20条 文書主任は、保管期間経過後、保存年限3年以上の文書を文書保存箱に収納し、総務企画課長に引き継がなければならない。
(平27教育長訓令1・旧第21条繰上・一部改正、平31教委訓令2・令5教委訓令1・一部改正)
(公文の種類)
第21条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定により制定するもの
(2) 告示 行政処分その他一定の事実について町民に公布するもの
(3) 公告 一定の事実について町民に公示するもの
(4) 訓令 庁中、学校その他の教育機関に対する命令で将来例規となるもの
(5) 訓 庁中、学校その他の教育機関に対し発する命令で、一時的又は一事件に限るもの
(6) 内訓 庁中、学校その他教育機関に対し発する命令で、親展事項に関するもの
(7) 庁達 庁中の一般又は一部に命令するもの
(8) 達 特定の個人又は団体に対し命令するもの
(9) 指令 学校その他の教育機関又は個人若しくは団体等からの申請又は願に対し発するもの
(10) 議案 教育委員会に提案するもの
(11) 往復文 通知、通達、照会、依頼、回答、報告、進達、諮問、答申、申請、願、届等
(12) その他 契約書、辞令、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等
(平27教育長訓令1・旧第22条繰上・一部改正)
(準用)
第22条 公文の例式及び起案の要領については、小国町公文規程(昭和46年小国町訓令第7号)第3条から第18条までの規定を準用する。この場合において、同訓令中次の表の左欄に掲げる字句はそれぞれ同表の右欄に掲げる字句に読み替えるものとする。
条例 | 規則 |
小国町条例 | 小国町教育委員会規則 |
小国町告示 | 小国町教育委員会告示 |
小国町訓令 | 小国町教育委員会訓令 (教育長に委任された事項に係わるものについては「小国町教育委員会教育長訓令」) |
小国町長 | 小国町教育委員会又は小国町教育委員会教育長 |
何々条例(何々) | 何々規則(何々) |
(平27教育長訓令1・旧第23条繰上・一部改正)
(この規程に定めがない事項)
第23条 文書の管理に関し、この規程に定めがない事項については、小国町文書管理規程(昭和61年小国町訓令第1号)の規定の例による。
(平27教育長訓令1・旧第24条繰上)
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成4年教委訓令1)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成8年教委訓令1)
この訓令は、公布の日から施行し、平成7年4月1日から適用する。
附則(平成21年教育長訓令2)
この訓令は、平成21年7月1日から施行する。
付則(平成27年教育長訓令1)
(施行期日)
1 この規則は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この規則による改正後の小国町教育委員会文書管理規程第23条及び第24条の規定は適用せず、改正前の小国町教育委員会文書管理規程第23条及び第24条の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成28年教委訓令3)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年教委訓令2)
(施行期日)
1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年教委訓令2)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年教委訓令1)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年教委訓令1)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1
別表第2
(平30教委訓令2・全改、令5教委訓令1・一部改正)
(平8教委訓令1・全改)
(平8教委訓令1・全改)
