○小国町文書管理規程
昭和61年3月28日
訓令第1号
注 平成5年3月から改正経過を注記した。
小国町文書管理規程(昭和46年小国町訓令第6号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第6条)
第2節 文書管理組織(第7条―第10条)
第2章 文書の収受及び配布(第11条―第22条)
第3章 文書の起案及び決裁(第23条―第35条)
第4章 文書の施行及び発送(第36条―第43条)
第5章 文書の整理保管及び保存(第44条―第57条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条の2の2の規定の趣旨に則し、別に定めるものを除くほか、本庁における文書その他事務処理に必要な事項を記録したものの管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
(平12訓令1・平19訓令2・令5訓令6・一部改正)
(1) 課 小国町課設置条例(平成16年小国町条例第2号)に規定する課をいう。
(2) 文書 事務の処理に必要な一切の文書をいう。
(3) 普通文書 特殊文書、図書印刷物及び個人あての文書以外の文書をいう。
(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(5) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 電子署名 小国町行政手続等における情報通信の技術の利用に関する規則(平成19年小国町規則第1号)に規定する電子署名をいう。
(7) 電子メール インターネット等を通じて、電子文書の交換を行うシステムにより交換されるデータ及びファイルをいう。
(8) 図書印刷物 定期又は不定期刊行物をいう。
(9) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘するため、封皮に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。
(10) 特殊郵便物 書留、電報及び小包をいう。
(11) 起案文書 事案について決裁を受けるため、具体的処理案を作成した文書をいう。
(12) 決裁文書 決裁を終わった文書をいう。
(13) 供覧 参考のため若しくは指示を受けるため上司又は関係課の閲覧に供することをいう。
(14) 懸案文書 収受又は配布された文書で処理がなされないままになっているもの及び起案した文書で、いまだ決裁に至らず、又は決裁を受けたが、いまだ施行されず、かつ、事案の処理が完結しないものをいう。
(15) 完結文書 事案の処理を完結したものをいう。
(16) 合議、協議 小国町事務決裁に関する規則(昭和60年小国町規則第1号)の定めるところにより、事案の処理に関し関係課長等(関係課長等以外の職にある者を含む。)と意見の調整をし、又は当該職にある者に対し意見を求め、若しくは周知することをいう。
(17) 事前協議 小国町庁議要綱(平成17年小国町訓令第1号)の定めるところにより起案する以前に関係課が協議することをいう。
(18) 収受 庁外から送達された文書及び郵便物を当該事務を所掌する課(以下「主管課」という。)において一定の手続にしたがって受領することをいう。
(19) 配布 文書を庁内において送達することをいう。
(20) 郵送 文書を郵便により庁外に送達することをいう。
(21) 使送 文書を職員又は委託業務員により直接相手方に送達することをいう。
(22) 移換え 当該年度の文書を翌年度に、キャビネットの上段の引出しから下段の引出しに移すことをいう。
(23) 引継ぎ 保管文書を主管課長から総務企画課長へ引き継ぐことをいう。
(24) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書等を総務企画課が引き続き管理することをいう。
(平16訓令1・平19訓令2・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令2訓令5・令5訓令3・一部改正)
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 文書による事務の処理は、別に定めるところにより、決裁を受けて行うものとする。
3 文書の処理は、迅速かつ適正に行わなければならない。
(文書記述の原則)
第4条 文書を作成するときは、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易、簡潔かつ明確に表現するように努めなければならない。
2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、総務企画課長が縦書きを要すると認めたものは、この限りでない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第5条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
2 文書の汚損が甚だしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。
(秘密保持の原則)
第6条 秘密を要する文書(以下「秘密文書」という。)は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用原紙、複写紙及び資料等についても、また同様とする。
(平19訓令2・一部改正)
第2節 文書管理組織
(文書主管課長)
第7条 総務企画課長は、本庁における文書の管理に関する事務を総括する。
2 総務企画課長は、文書の管理に関し、文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を指揮監督するとともに各課の文書事務の取扱状況に関し必要な事項を調査し、指導するものとする。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(主管課長)
第8条 主管課長は、常にその主管に属する文書事務の適正かつ円滑な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第9条 課に文書主任を置く。
2 文書主任は、課の庶務担当係長をもって充てる。
3 文書主任は、ファイル担当者を指揮監督し、文書の整理及び保管の状況を常に把握し、文書事務の適正な管理運営に努めなければならない。
4 文書主任は、総務企画課長及び主管課長の指示を受け、次の各号に掲げる文書事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布、決裁及び合議文書の手続に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書処理状況の調査及び文書の整理保管に関すること。
(4) ファイリングシステムの維持管理及び改善に関すること。
(5) ファイル基準表の作成に関すること。
(6) 文書の移換え及び引継ぎに関すること。
(7) 保管文書の貸出に関すること。
(8) その他家内の文書の処理及び整理保管に関し必要なこと。
(平16訓令1・平19訓令2・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
第10条 削除
(平19訓令2)
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第11条 本庁に到着した文書は、主管課において収受の事務を行う。
3 各課において直接受領した文書又は会議その他の理由により受領した文書は、主管課に属するものを除き、総務企画課にこれを回付しなければならない。
4 電子メール及びファクシミリ装置で受信した普通文書は、第2項の規程にかかわらず、主管課で直接収受し、処理することができる。
5 電子メールで受信し必要と認める場合は、紙媒体に出力し、文書として収受、処理するものとする。
(平16訓令1・平19訓令2・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(普通文書の収受)
第12条 文書主任は、文書の配布を受けたときは、文書受付簿(様式第2号)に次に掲げる事項を記入し、収受しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書受付簿を調整しないことができる。
(1) 収受月日
(2) 収受番号
(3) 件名
(4) 発信者名
(5) 受信者名
(収受の特例)
第13条 窓口において処理する事務に係る定例的な届書、申請書等については、前2条の規定にかかわらず、主管課で収受し、処理するものとする。
(平16訓令1・平19訓令2・一部改正)
(1) 収受月日
(2) 種別番号
(3) 発信者名
2 主管課の文書主任は、特殊文書又は個人あての文書で、特殊の取扱いをする必要がないことが明らかになったときは(第12条の規定による収受の手続をしなければならない。
(平16訓令1・平19訓令2・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(電子文書の収受手続)
第14条の2 インターネットにより受信した電子文書のうち業務に関するもの(軽易なものを除く。)は、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 文書取扱主任は、電子署名が行われた電子文書の送達を受けたときは、電子署名の検証を行うとともに、前2項の処理を行うものとする。
(令2訓令5・追加)
(添付物のある文書の取扱い)
第15条 金券添付の文書の送達を受けたときは、総務企画課は、封筒の封皮に受付印を押印し、直ちに主管課に配布しなければならない。
2 前項の場合において、添付物が欠けているときは、その文書の余白にその旨を表示し、主管課長と協議の上発信者に対し照会しなければならない。
(平16訓令1・平16訓令3・平19訓令2・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(図書印刷物の収受)
第16条 図書印刷物の送達を受けたときは、総務企画課は、主管課の文書主任に配布しなければならない。この場合において、必要と思われるものには、受付印を押すことができる。
(平16訓令1・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(収受時刻の記載)
第17条 訴訟、異議申立て、個人又は団体の権利義務に関係あるもの、その他収受の日時が権利の得そう又は変更に関係ある文書は、その余白に取扱者が収受時刻を記入の上押印し、封書のあるものは、それを添付し、第14条の規定に準じて取り扱うものとする。
(料金不足等の送達文書の取扱い)
第18条 郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達されたときは、総務企画課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
2 誤って送達された文書があったときは、郵便物については郵便局に、その他の文書については、発信者に返送しなければならない。
3 受取人がないため、その理由により返送された文書を収受したときは、直ちに文書主任に返付しなければならない。
(平16訓令1・平19訓令2・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(勤務時間外の文書の受領)
第19条 勤務時間外に到着した文書は、日直員において受領し、次の各号により処理し、日直勤務終了後総務企画課長又は次の日直員に引き継がなければならない。
(1) 内容証明及び配達証明並びに持参人が権利の得喪に関係のある旨を表明した文書は、当該文書の余白に到着日時を記載し、取扱者の印を押しておくこと。
(2) 親展文書、書留、電報及び小包(書留でない小包を除く。)は、特殊文書処理簿に所要事項を記入すること。
(3) 前2号以外の文書は、結束しておくこと。
2 日直員は、受領した文書で、電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、電話等により直ちに、名あて人又は関係者に連絡しなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(文書の配布)
第20条 収受文書、起案文書及び決裁文書等は、総務企画課において集配する。ただし、次の各号に掲げる場合は、この限りでない。
(1) 重要又は緊急を要する文書で持回り又は即決を要する文書
(2) 大量印刷物、雑誌、書籍その他のもので、総務企画課長が集配困難又は不適当なものと認めたもの
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(配布を受けた文書の処理)
第21条 文書主任は、収受した文書に文書処理カード(様式第4号。以下「処理カード」という。)を貼付し、課長の査閲に供さなければならない。ただし、定例又は軽易な文書は、事案担当係長に、親展文書、書留文書及び個人あて文書は、名あて人に直接配布するものとする。
2 課長は、配布された文書を直ちに査閲し、次に掲げる事項を処理カードに記入し、当該文書を事案担当係長に配布しなければならない。
(1) 決裁の区分
(2) 担当係
(3) 処理期限
(4) 処理方針
(1) 重要な文書又は異例の文書で、上司の指示により処理する必要があるもの
(2) 上級官庁からの通達等で重要と認められるもの
(3) 事案の性質上、その処理に長期間を要すると認められるもの
(4) その他特に上司の閲覧に供する必要があると認められるもの
4 事案担当係長は、課長の指示に基づき自ら処理するもののほか、次に掲げる処理に必要な事項を処理カードに記入し、文書を事案担当者に配布しなければならない。
(1) 担当者
(2) 処理に要する参考資料
(3) 具体的な処理要領
5 事案担当者は、前項により配布を受けたときは、当該文書を指示事項により処理しなければならない。処理を要しない文書については、直ちに文書主任に引き継がなければならない。
6 事案担当者は、前項の配布文書について、その処理が完結したときは、文書受付簿に完結年月日を記入しなければならない。
7 事案担当者は、指示された処理期限までに処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て期限を延長することができる。
(配布文書の事故処理)
第22条 文書主任は、配布を受けた文書を点検し、当該課の主管に属さないものは、速やかに主管課に配布しなければならない。
(平16訓令1・平19訓令2・一部改正)
第3章 文書の起案及び決裁
(文書の起案)
第23条 文書の起案は、別に定める場合を除くほか、起案用紙(様式第5号)を用いなければならない。ただし、2枚目以降の用紙については、起案用紙以外の用紙を用いることができる。
2 文例のあるもの又は軽易な事案で起案用紙を用いる必要がないと認めるものは、処理カードによる処理、帳票処理又は余白処理等により処理することができる。
3 来訪、電話その他連絡事項等に係るもので軽易なものは、伝言復命書(様式第6号)を用いて処理することができる。
4 同一文例により継続的に起案される文書に係るものについては、例文様式により処理することができる。
(平16訓令1・平19訓令2・一部改正)
第24条 文書の起案は、次の各号により行わなければならない。
(1) 起案は、原則として事案ごとに作成し、件名は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(2) 急施を要する文書、秘密に属する文書その他当該文書の施行について特殊の取扱いを要するものは、起案用紙の所定欄その他にそれぞれの要旨(至急、秘、広報登載等)を朱書すること。
(3) 小国町事務決裁に関する規則に定める決裁区分を表示すること。
(4) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(5) 添付書類で小さいものは、中央部で左端をそろえ又は起案用紙大の用紙の中央部にはること。設計図、地図その他の添付書類で大きなものは、折込みとするほか適宜袋に入れてつづること。
(6) その他公用文の作成については、別に定める。
(平19訓令2・一部改正)
(合議又は協議)
第25条 起案文書で他課の所掌事務に関係のあるものは、主管課長の決裁を経て関係課長等に合議し、又は協議しなければならない。ただし、定例又は軽易な事案については、合議又は協議を省略することができる。
2 合議又は協議を受けた課長等は、直ちに査閲し、同意不同意等を決定するように努めなければならない。この場合において、検討に日時を要するときは、あらかじめ起案課に連絡しなければならない。
3 合議又は協議を受けた事項について疑義又は異議があるときは、電話又は口頭をもって起案課と連絡協議し、なお協議が整わないときは、起案課は双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
(平12訓令1・一部改正)
第26条 起案文書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、総務企画課長に合議し、その文書審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(3) 町長名をもって発する行政処分案で重要なもの
(4) 契約に関するもので重要かつ異例に属するもの
(5) その他重要、異例、新例に属するもの
2 総務企画課長は、条例、規則その他規程の制定及び改廃について必要があると認めるときは、主管課長に対して適当な処置を講ずることを求めることができる。
3 総務企画課長は、第1項に規定するもののほか、発送に係る起案文書について、適正な文書が作成されるよう主として形式面について文書審査を行わなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(合議又は協議文書の変更等の通知)
第27条 合議又は協議を経た事案で上司の命により、原議案の趣旨を変更し、又は廃棄した場合は、起案課において、その旨を合議又は協議先の関係課長等に通知しなければならない。
(持回り決裁)
第28条 起案文書のうち緊急に処理を要するもの、秘密を要するものその他重要なものについては、起案者又はその上司が起案文書を持ち回って決裁を受けることができるものとする。
(文書の認印)
第29条 回議を受けた係長、課長、副町長、町長は、認印を押印するものとする。
2 合議先の認印は、係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。
(平19訓令2・一部改正)
(事前協議)
第30条 他課と事前の協議を要する事案については、主管課長は、その都度総務企画課に申し出、その処理方針等について関係課との事前協議をしなければならない。
(平16訓令1・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(代決)
第31条 小国町事務決裁に関する規則の規定により、その事務を代決したときは「代」と朱書し、押印するものとする。
(決裁)
第32条 町長又は副町長の決裁を受けた文書は、直ちに総務企画課長に提出して決裁日付印(様式第7号)の押印を受けなければならない。課長又は室長等(小国町事務決裁に関する規則に規定する室長等をいう。)の決裁によるものは、文書主任において決裁日付印(様式第8号又は様式第8号の2)の押印をするものとする。
(平16訓令1・平19訓令2・平21訓令3・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(議会議案の取扱い)
第34条 議会の議決、承認若しくは同意を求め、又は報告する文書は、決裁後速やかに総務企画課長に引き継がなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(条例等の取扱い)
第35条 条例、規則その他規程に係る起案文書は、決裁後総務企画課長に引き継がなければならない。
2 総務企画課長は、前項の引継ぎを受けたときは、速やかに公布の手続をしなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
第4章 文書の施行及び発送
(1) 条例、規則、告示及び訓令その他令達に係るもの 総務企画課
(2) その他文書に係るもの 主管課
(平16訓令1・平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(文書の日付)
第38条 文書の日付は、特別に指定したもののほか、文書の施行する日とする。
(文書の浄書)
第39条 文書の浄書は、主管課において行うものとする。ただし、これによりがたいと認めるときは、外注等の方法により行うことができるものとする。
(平19訓令2・全改)
第39条の2 前条の規定にかかわらず、文書の庁内印刷機による浄書は、総務企画課において行うものとする。
3 総務企画課は、前項により依頼を受けたときは、主管課の希望日時までに浄書するように努めなければならない。ただし、主管課の希望日時までに完了できないと認められるときは、主管課と協議しなければならない。
(平19訓令2・追加、平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
(公印の押印)
第40条 決裁文書で発送を要するものは、小国町公印規程(昭和41年小国町訓令第3号)に定める手続に従い公印を押印しなければならない。ただし、発送部数の特に多いものについては、同規程第9条に規定する手続に従い、公印の押印に替えて公印の印影を印刷し、町の機関以外の者に対する文書の送付文書で次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 公印が押印されている文書の送付文書
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 単なる事実を事務上の参考として通知する文書
(4) 書簡文書
(平31訓令7・一部改正)
(電子署名の実施)
第41条 発送文書が電子文書であるときは、当該電子文書に電子署名を行わなければならない。ただし、庁内文書並びに軽易な庁外文書及び文書の性質その他の事由から電子署名が不要と認められる電子文書については、電子署名の実施を省略することができる。
(令2訓令5・追加)
(文書の発信者名)
第42条 文書の発信者名は、原則として町長名を用いるものとする。
(令2訓令5・旧第41条繰下)
(文書の発送)
第43条 文書の発送は、総務企画課において次の方法により行うものとする。
(1) 郵送
(2) 使送
2 文書を発送しようとするときは、次の各号により行わなければならない。
(1) 発送文書を郵送しようとするときは、料金後納郵便差出票(様式第14号)に所要事項を記入して発送し、使送するときは、重要文書に限って名あて人又はその関係人から受領印を徴すること。
(3) 現金、証券、小包その他特定の包装を必要とするものは、主管課で包装その他適切な措置をすること。
(4) 電報は、直ちにその電文等について審査の上発信すること。
(平16訓令1・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第42条繰下、令5訓令3・一部改正)
第5章 文書の整理保管及び保存
(文書の保全)
第44条 文書は、組織のものとして常に整理し、紛失、焼失、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
2 文書の保管は、主管課長の総括のもとに、保存は、総務企画課長の総括のもとに行う。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第43条繰下、令5訓令3・一部改正)
(文書の保管用具)
第45条 文書の整理及び保管用具は、キャビネットを使用する。
2 キャビネットに収納することが不適当な文書については、保管庫、書棚等の保管用具を用いることができる。
(令2訓令5・旧第44条繰下)
(ファイル基準表)
第46条 文書主任は、文書を系統的に整理するため、共通文書を除き、主管課ごとに定めるファイル基準表(保管用)(様式第16号。以下「保管用基準表」という。)を毎年度初めに2部作成し、1部を保管し、1部を総務企画課長に提出するものとする。
2 文書主任は、保管用基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、その都度修正しなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第45条繰下、令5訓令3・一部改正)
(懸案文書の整理保管)
第47条 事案担当者は、退庁、出張その他不在となる場合は、懸案文書を自己の氏名を記入した懸案フォルダーに入れ、キャビネットの最前列に収納しておかなければならない。
2 事案担当者は、自己の担当する事案が完結したときは、直ちにその完結文書をキャビネットに保管し、自己の手元においてはならない。
(令2訓令5・旧第46条繰下)
(完結文書の整理保管)
第48条 完結文書は、保管用基準表に従い個別フォルダーに収納してキャビネットに整理保管し、原則としてつづり込みをしないものとする。ただし、キャビネット以外に保管する文書については、それに適した保管用具に適宜整理保管するものとする。
2 保管する文書は、次の各号に掲げる方法により整理保管しなければならない。
(1) 現年度の完結文書は、キャビネットの上二段を使用し、必要に応じて迅速に取り出せるよう分類するとともに、完結年月日の新しい文書を最前列にして個別フォルダーに入れキャビネットに収納すること。
(2) 個別フォルダーは、同種の事務に属し、かつ、保存期間を同じくする文書をまとめてその名称を定め、文書量が多いときは、分冊して収納すること。
(3) 同種の事務に属する数個の個別フォルダーをまとめて中見出し(第2ガイド)を、数個の中見出しをまとめて大見出し(第1ガイド)を定めること。
(4) 文書の保存年限は、個別フォルダーごとに定め、保存年限ラベルを貼付すること。
(5) キャビネットの上二段に収納してある現年度の完結文書は、翌年度の4月に、保管用基準表に基づき、常時使用する文書を除き、移換え又は廃棄すること。
(令2訓令5・旧第47条繰下)
(保管文書の借覧)
第49条 保管文書を借覧しようとする者は、当該文書を取り出した箇所に貸出ガイドを挿入した上借覧するものとする。
2 前項の借覧期間は、1日を単位とする。
(令2訓令5・旧第48条繰下)
(保管文書の調査点検)
第50条 文書主任は、毎月末保管用基準表に基づき文書の点検整理をしなければならない。
2 総務企画課長は、文書の適正な管理を行うため年2回又は必要に応じ、主管課の文書保管状況について調査し、適切な指導、助言をするものとする。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第49条繰下、令5訓令3・一部改正)
(文書の保存期間等)
第51条 法令、その他別に保存期間の定めのあるものを除き、文書の保存期間は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 第1種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 条例、規則その他重要な規程等の決裁文書
(2) 町議会の議案書、議決書、会議録
(3) 職員の任免、賞罰、その他身分に関する重要文書
(4) 上級官庁の令達等で将来の例証となる重要文書
(5) 訴訟、和解及び異議申立て等に関する文書
(6) 町の配置分合、境界変更、字の区域及び名称の変更に関する文書
(7) 町有財産の取得、管理及び処分に関する重要文書
(8) 重要な証明及び契約書
(9) 町史の資料となる重要文書
(10) 予算、決算、起債等の財務に関する重要文書
(11) 各種統計、台帳等の重要なもの
(12) その他重要なもので永年保存を必要とする文書
3 第2種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 第1種に掲げた文書のうち、11年以上保存する必要のない文書
(2) 租税その他公課に関するもの
(3) 陳情、請願等に関するもの
(4) 決算の終わった工事関係文書
(5) 備品の出納、保管に関するもので重要な文書
(6) その他重要なもので10年の保存を必要とする文書
4 第3種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 照会、回答、その他往復文書
(2) 予算及び経理に関する文書
(3) その他5年の保存を必要とするもの
5 第4種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 諸報告、資料等に関する文書
(2) 職員の給与、服務、厚生に関する文書
(3) その他3年の保存を必要とする文書
6 第5種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 通知、照会、報告文書等で後日参照を必要としない文書
(2) 一時限りの処理に属する請願、届書等の文書
(3) その他1年の保存を必要とする文書
7 第1項の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(令2訓令5・旧第50条繰下)
(文書の移換え及び引継ぎ)
第52条 文書主任は、保管期間経過後保存年限3年以上の文書を文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに保存箱に次に掲げる事項を記入し、ファイル基準表(保存用)(様式第17号。以下「保存用基準表」という。)を2部作成の上これを総務企画課長に引き継がなければならない。この場合において、保存年限が1年の文書については、廃棄するものとする。
(1) 保存年限
(2) 年度
(3) 課名
(4) 引継番号
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第51条繰下、令5訓令3・一部改正)
第53条 保管文書の移換えは、前条の引継ぎ完了後直ちに行う。
(1) 年度にかかわりなく常時使用する文書
(2) 一定の期間継続する事業等の文書で、単年度で区分することが不適当な文書
(令2訓令5・旧第52条繰下)
(文書の保存方法)
第54条 総務企画課長は、第52条の規定により引継ぎを受けた保存文書を保存年限別に整理し、保存箱に整理番号及び個別フォルダー名を記入し、書庫へ格納しなければならない。
2 総務企画課長は、前項の整理番号を保存用基準表に記入し、その一部を主管課に返付するものとする。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第53条繰下・一部改正、令5訓令3・一部改正)
(保存文書の借覧)
第55条 保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧表(様式第18号)に所要事項を記入し、総務企画課長に提出してその承認を受けなければならない。
2 前項の借覧期間は、5日以内とし、借覧期間中においても必要があるときは、総務企画課長は、いつでも返還を求めることができる。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第54条繰下、令5訓令3・一部改正)
第56条 保存文書は、いかなる理由があっても他に転貸、抜取り、書込み又は差替えをしてはならない。
2 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務企画課長の承認を受けたものについては、この限りでない。
3 保存文書を紛失し、又は損傷したときは、遅滞なく所属課長の認印のある始末書を総務企画課長に提出しなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第55条繰下、令5訓令3・一部改正)
(保存文書の廃棄)
第57条 総務企画課長は、保存文書が保存期間を経過したときは、主管課長に通知し、次項の規定により保存期間を延長したものを除き、毎年5月末日までに廃棄しなければならない。この場合において、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、これを焼却し、又は裁断しなければならない。
2 主管課長等は、前項の規定による通知を受けたときは、直ちに内容を調査し、引き続き保存の必要があるものについては、総務企画課長に保存期間の延長を申し出ることができる。
3 総務企画課長は、永年保存文書又は保存期間が経過しない保存文書であっても、保存の必要がなくなったと認めるものについては、主管課長と協議して廃棄することができる。
4 前3項の規定により廃棄又は保存期間の延長をしたときは、その旨を保存用基準表に記入しなければならない。
(平16訓令1・平24訓令2・平24訓令4・平31訓令7・一部改正、令2訓令5・旧第56条繰下、令5訓令3・一部改正)
附則
この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。
附則(平成元年訓令1)
この訓令は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成5年訓令1)
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成12年訓令1)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令2)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年訓令4)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令1)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令3)
この訓令は、平成16年9月20日から施行する。
附則(平成17年訓令2)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令2)
この要綱は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令1)
この規程は、平成21年3月1日から施行する。
附則(平成21年訓令3)
この訓令は、平成21年7月1日から施行する。
附則(平成22年訓令1)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令2)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令2)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令4)
この規程は、平成25年1月1日から施行する。
附則(平成31年訓令7)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令5)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令3)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令6)
(施行期日)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表
(平23訓令2・全改、平31訓令7・令5訓令3・一部改正)
課名 | 記号 | 課名 | 記号 |
総務企画課 | 総企 | 産業振興課 | 産振 |
税務課 | 税 | 農林振興課 | 農林 |
町民課 | 町 | 地域整備課 | 地整 |
健康福祉課 | 健福 |
(平19訓令2・一部改正)
(平21訓令1・全改)
(平19訓令2・一部改正)
(平19訓令2・一部改正)
(平16訓令1・一部改正)
(平21訓令3・追加)
